淮南师范学院会计档案管理办法

发布时间: 2019-07-04

第一条  为了加强学校会计档案管理,有效保护和利用会计档案,完善内部控制制度,保证会计资料的完整,根据《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号)和《安徽省会计档案整理要求及案卷格式》(财会2017309号)等文件规定,结合学校实际,特制定本办法。

第二条  本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映学校经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。具体包括:

()会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

()会计账簿,包括总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿;

()财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

()其他会计资料,包括预决算文件与文本、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、工资调整及工资表、发票和收据存根、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他具有保存价值的会计资料。

第三条  运用计算机等电子设备生成的电子会计凭证、电子会计账簿、电子财务会计报告等会计资料,符合档案管理规定的,可仅以电子形式保存,形成电子会计档案。如果不符合规定,必须遵循双套制原则,形成一套纸质资料归档。

第四条  学校应当加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

第五条  学校档案室负责对会计档案工作的指导、监督、检查及移交档案室的会计档案的存放等工作。

第六条  财务处负责学校会计档案的日常管理工作,建立健全会计档案的内控制度,按照归档范围和归档要求,将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。

第七条  财务处应设专人负责档案的管理工作并明确工作职责,将应当归档的会计资料收集、分类、组卷整理归档,形成严格规范的归档资料传递、查阅程序;在未移送学校档案室前,完整保管好会计资料,编制会计档案保管清册。

第八条  已经整理归档的会计档案,任何人不得私自涂改、拆封、抽换。尚未归档的会计档案,需要拆封重新整理,必须说明原因和需要重新整理的内容,经财务负责人批准后,在会计档案管理人员的监督下重新整理,同时做好相关记录。

(一)会计凭证的整理归档:记账凭证形成后应及时整理装订,折叠整齐,做到装订整齐、完整、牢固,按适当的厚度装订成一本(厚度一般不宜超过2cm),规范填写会计凭证封面和编号,及时移送档案管理员,移送时长一般不得超过60。档案管理员清点、整理、填写封面,装盒入柜。

(二)会计账簿的整理归档:会计账簿一本为一卷,每卷加装会计账簿封面,在办理完年度结账后60日内,移交档案管理员归档。案卷排列顺序依次为总账、库存现金日记账、银行存款日记账、明细账等,按年度统一编写档号、填写会计账簿封面、装盒入柜。

(三)财务会计报告的整理归档:每份财务会计报告均应装订成册,一册为一卷,会计报告编制完成并报送审核后60日内,移交档案管理人员归档。不同保管期限的报告分别装入不同的档案盒内,严禁混装。分别编号、编写会计档案文件目录,装盒入柜。

(四)其他会计资料的整理归档:区分保管期限,根据事由和时间顺序,将有关会计资料以件为单位进行分类装订成册、一册为一卷,编号、填写备考表,尽快移交档案管理人员归档,装盒入柜。

第九条  会计档案归档后,及时按年度编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由财务处临时保管1-2,因工作需要确需推迟移交的,经学校档案室同意,临时保管会计档案最长不超过三年。

第十条  财务处在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、保管期限等内容,随同会计档案一并移交学校档案室。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其原数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

第十一条  学校后勤、工会等财务独立核算单位,其会计档案的整理、立卷、归档、移交等管理应按此办法执行。

第十二条  学校档案室接收时应认真逐项核对,并检查档案质量,在双方部门负责人监督下,经双方确认无误后,在《会计档案移交清册》上签字、盖章,双方各保留一份。

第十三条  会计档案是记录和反映单位经济业务发生情况的重要资料和证据,应当严格会计档案管理,在进行档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改、损坏和丢失。    

第十四条  学校的会计档案一般不得对外借出,确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关登记手续,须经校长审批同意,借阅时间一般不得超过15。会计档案借用单位和借阅人应妥善保管借入的会计档案,确保档案的安全完整,并在规定时间内归还。 

第十五条  因工作需要查阅或复制会计资料时,必须持公检法等相关单位公函,经校长同意后,会计档案管理部门方可办理,查阅或复制的内容仅限于公函确认的范围。校外任何单位、个人未经批准,不得擅自查阅或复制会计档案资料。

学校财务人员因工作需要查阅或复制会计档案,须经财务负责人同意,并做好登记。

第十六条  会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年,期限从会计年度终了后的第一天算起。

       第十七条  学校对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以依法销毁。

第十八条  会计档案鉴定工作应当由档案管理部门牵头,组织财务、审计、纪检监察等部门人员共同进行。鉴定销毁程序按档案管理要求执行。

第十九条  违反本办法规定的单位和个人,依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。

    第二十条  本办法由校财务处、办公室负责解释。本办法自颁布之日起施行。